Quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2020

Ngày nay, hóa đơn điện tử được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy. Loại hóa đơn này giúp cho hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp dễ dàng hơn, hỗ trợ việc lưu trữ thông tin và tính toán thuế. Theo như Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Nhà nước ban hành thì tất cả các doanh nghiệp, tổ chức hay hộ kinh doanh cá nhân đều bắt buộc phải sử dụng HĐĐT từ ngày 01/07/2022.

Hóa đơn điện tử với nhiều ưu điểm

Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một loại hóa đơn được Bộ tài chính cấp phép sử dụng. Về cơ bản, HĐĐT bao gồm tập hợp các thông tin dữ liệu của hoạt động kinh doanh hàng hóa như hóa đơn giấy. Tuy nhiên lại được tạo lập và lưu trữ, xử lý bằng phương tiện điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử có lợi như thế nào đối với doanh nghiệp?

Tiết kiệm một phần chi phí cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp khi sử dụng HĐĐT có thể tiết kiệm một phần chi phí in ấn, chuyển phát hóa đơn. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu nhận hóa đơn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển phát hóa đơn cho khách hàng kiểm tra và đối chứng.

Ngoài tiết kiệm tiền in ấn thì loại hóa đơn này cũng giúp tiết kiệm ngân sách cho việc lưu trữ tối đa cho doanh nghiệp.

HĐĐT được sử dụng rộng rãi hiện nay

Dễ dàng quản lý và thuận tiện trong sử dụng

Lợi ích lớn nhất của doanh nghiệp khi sử dụng HĐĐT đó là tính thuận tiện và dễ dàng quản lý. Khi cần thiết phải phát hành hóa đơn, doanh nghiệp, công ty có thể xuất hóa đơn theo số lượng lớn và nhanh chóng. Các hóa đơn luôn được lưu trữ trong hệ thống theo ngày tháng cụ thể, vậy nên giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn, thuận tiện hơn cho việc đối chiếu, hạch toán, kê khai và kiểm tra của các đơn vị quản lý Thuế.

Đảm bảo an toàn khi lưu trữ

Để tăng tính an toàn trong việc lưu trữ, thì có thể sao lưu hóa đơn thành nhiều bản để tránh rủi ro hư hỏng, thất lạc hóa đơn. Ngoài ra nếu như mất hóa đơn còn có thể yêu cầu cấp lại dễ dàng và tiện lợi.

Quy định về hoá đơn điện tử 2020

Theo như Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời điểm bắt buộc sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp là 1/7/2022. Tuy nhiên thì Nhà nước cũng khuyến khích các cơ quan, tổ chức áp dụng quy định trước ngày 1/7/2022.

Như trong bộ luật đã quy định, khi cung cấp dịch vụ, hàng hóa, các tổ chức, doanh nghiệp cần lập hóa đơn theo đúng nội dung và định dạng chuẩn như quy định . Không phân biệt giá trị của hóa đơn, các hóa đơn khi xuất ra cần đảm bảo quy định về thuế, pháp luật về kế toán.

Nội dung của HĐĐT đảm bảo yêu cầu theo quy định

Quy trình phát hành HĐĐT được thực hiện đúng theo thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính, bao gồm 3 bước chính:

Bước 1: Doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT. Theo đó đơn vị cung cấp sẽ tạo toàn bộ hồ sơ về HĐĐT cho doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp thông báo phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế hoặc hệ thống thuế điện tử.

Bước 3: Sau vài ngày thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp tra cứu lại thông tin về hóa đơn đã được cập nhật.

Một số câu hỏi thường gặp về HĐĐT của khách hàng

Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử

Việc sử dụng và triển khai HĐĐT được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận. Về mặt pháp lý, giá trị HĐĐT tương tự giống với hóa đơn giấy.

Khi đăng ký và sử dụng HĐĐT cần chuẩn bị những gì?

Doanh nghiệp cần phải đảm bảo các yêu cầu như thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo HĐĐT. Ngoài ra doanh nghiệp, công ty có thể tự xây phần mềm hoặc thông qua các nhà cung cấp phần mềm.

Một số tổ chức triển khai HĐĐT uy tín hiện nay

Có phải in HĐĐT ra giấy không?

Theo như thông tư của Bộ Tài Chính thì hóa đơn điện tử được tạo lập và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Do vậy doanh nghiệp không cần in hóa đơn ra, trừ trường hợp cần làm thủ tục thanh toán nội bộ hoặc kẹp chứng từ.

HĐĐT có được ký lùi ngày hay không?

Hiện nay chưa ban hành quy định nào về việc cho phép ký hóa đơn lùi ngày. Một số nhà cung cấp hóa đơn cũng đã khóa chức năng này do sự quản lý gắt gao của cơ quan thuế. Do vậy doanh nghiệp cần tham khảo thêm.

Người mua hàng có cần thiết phải ký vào HĐĐT không?

Nếu khách hàng là khách cá nhân thì không cần thiết phải ký vào HĐĐT. Tuy nhiên nếu khách hàng là các doanh nghiệp, cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế, trong trường hợp hồ sơ và chứng từ về trao đổi hàng hóa thì không cần thiết phải ký hóa đơn.

Trên đây là tất cả các thông tin, quy định về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp. Để được tư vấn và hỗ trợ thêm, quý khách hàng vui lòng liên hệ với số hotline 0976826807.

>> ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ